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Datenschutzordnung


Präambel

Der Verein Gemeinsam leben in Langenhagen e.V. verarbeitet personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation der Projekte des Vereins sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines


Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern an den Projekten des Vereins und ggf. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Dateien als auch nicht automatisiert, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten von Funktionsträger*innen des Vereins im Internet veröffentlicht. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

2.1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2.2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum,Datum des Vereinsbeitritts, Projekt des Vereins in dem die Person mitwirkt, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

3.1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten ausschließlich mit Einverständnis der betroffenen Personen veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

3.2. Eine Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ebenfalls ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

3.3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands und Ansprechpersonen für die Projekte des Vereins mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.


§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe einem einzelnen Vorstandsmitglied zugeordnet.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden.

Das benannte Vorstandsmitglied ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

5.1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Projektleiter*innen, ggf. Beschäftigten) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

5.2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

5.3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

6.1. Für die vereinsinterne Kommunikation per E-Mail benutzt das durchführende Mitglied des Vereinsvorstands seinen eigenen E-Mail-Account.

6.2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.


§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit


Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgangmit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Projektleiter*innen), werden zuvor auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.


§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.


§ 9 Einrichtung und Unterhaltung eines Internetauftritts

9.1. Der Verein unterhält einen Internetauftritt, dessen Einrichtung und Unterhaltung einem dafür benannten Vorstandsmitglied obliegt. Änderungen dürfen ausschließlich durch dieses Vorstandsmitglied vorgenommen werden. Dabei ist die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten sicherzustellen.

9.2. Eine Erhebung von Daten im Internetauftritt des Vereins, mit denen eine Person identifizierbar wäre, erfolgt nicht. So wird z.B. für einen Beitritt zum Verein lediglich ein Vordruck zum download angeboten, der ausgedruckt und unterschrieben an das dafür benannte Vorstandsmitglied einzusenden ist.

9.3 Durch das mit dem Hosting des Internetauftritts beauftragten Unternehmen wird jeder Zugriff auf die website im Access-Log protokolliert. Diese Protokollierung erfolgt anonymisiert. Die Logs werden nach 60 Tagen entfernt.


§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

10.1. Alle Funktionsträger*innen und Mitarbeiter*innen des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

10.2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.


§ 11 Inkrafttreten


Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.